Communication Barriers

INTRODUCTION

Communication is a very important element in the delivery of information, mission, vision and all aspects of an organization. The objectives of an organization can only be achieved, understood and appreciated with effective communication. Effective communication will be drive the organization to new heights level. Any technology, as rich as individual, as strong as any building an organization but when there are communication barrier within the organization it will be shaken well and will have internal problems. When there is effective communication, mission, vision, objectives of the organization will be understood and appreciated by every employee and can drive the organization to a higher level of communication between individual and the other individual. Effective communication between individual builds a strong organizational culture (Parsons, 2012).

In communication there are some elements that are explained by Scramm that there was a sender and receiver. Sender will perform as well as encode to receiver. This transition will occur when there is feedback rotate between sender and receiver. The sender will send a verbal message to the recipient verbal or through a medium or without medium either directly or using equipment either opposed or confronted (Croft, 2004). When the recipient gets the message it will do feedback to the sender and the receiver upside down question would be about the sender. Clear explanation can be explained by a modified diagram Scramm communication model (Singhal).

Model Of Communication (Schramm, 1954)

The Shannon-Weaver Mathematical Model. (Dobra, 2008)

Element in this communication will determine the quality of communication and that's what happened in the communication of an organization. A good organization has good elements and complete in communication. Any problem in communication within the organization it will reduce the effectiveness of the communication.

In determining the effectiveness of communication within the organization which may well use a medium such as memos, letters, reports, bulletin boards, handbooks, newsletters and so on. Some organizational use a verbal media, choices include face-to-face conversations, telephone, computer, television, tape-recorded messages, sound or slide shows, e-mail, and so on (Lunenburg, 2010).

Effective communication is the communication that there is no barriers that is too heavy to be understood and barriers that can not be resolved. Barriers in communication model found in Schramm is noise. There are many barriers in the communication like process barriers, physical barriers, semantic barriers, and Psychosocial barriers (Eisenberg, 2010). The main barriers in the communication barriers is communication process itself in a model of communication that is available and the second is Psychosocial barriers. Lunenburg was explained that there are 14 barriers in the communication that is Sincerity, Empathy, Self-perception, Role perception, Efforts to distort the message, Images, Vehicle, Ability to Communicate, Listening Ability, Culture, Tradition, Conditioning, Noise and Feedback (Lunenburg, 2010). The other also state that the communication barrier consists of writing, language barriers, barriers of time and distance, medium used, and the human element itself (Could, 1969). While aspects of Technical, Infrastructure / Support Services, Social, Prerequisite Skills, Motivation, and Time / Interruptions also a barrier in communication (Dabaj, 2011). Lubomir describes that method breakdown, Recipient breakdown, chain of command, language, vague goals, medium, message passing, location and distraction are the things that often happens in organizations (Lubomir, 2007).

In these explanation, I would conclude the cause of communication barriers in only five of the many barriers that described and I will explain collectively these barriers easy to understand. It will discuss the barriers to communication such as Process Barriers, physical barriers, semantic barriers, Psychosocial and cultural barriers (Eisenberg, 2010).

COMMUNICATION BARRIERS

1. Process Barriers

Process Barriers are barriers to the communication process itself. In the model Schramm, Noise it is the communication barrier that truly effective communication disorder. When people are talking, noise from the external aspect of the conversation would disturb up to take it and actually have an impact on the effectiveness of the communication in organization. For example, an employer is giving orders to his subordinates in the meeting room but at the same time there are a number of barriers that cause orders not be delivered effectively to the subordinater like vacumm, road accidents, airplane and so on will to cause disruption in delivering the message to the recipient. Employees who hear instructions will be misbehaving and losing concentration and thinking of other aspects. Sounds accident under the office would interfere with the employee is not aware because there was thinking about the accident. The accident it will affect the communication between the employer with subordinates. Although brief but thought the employee was distracted. Although employers can only give directions but they will be wondering whether the sound accident is the sound their car. Anxiety is an barrier in the communication itself.

Additionally, in the process barriers, the communication model has been described that there are two things involved the sender, receiver, message and the medium used. When one is not in the process. It will make communication actually does not exist and when this happens it means the organization has experienced a communication breakdown. If in the process of communication no one identified, it as a whole disturbing. In the absence of the sender or recipient, communication as a whole did not happen. If an employer want to give instructions to its employees but subordinates was on vacation and could not be reached, meaning the process barrier occurs no receiver mean no transmitter.If the sender and the receiver is there on the same time there is no medium used or the message, it will also be totally disrupted. Whether the medium is non verbal and verbal such as telephone conversations, face to face, in writing, memos, letters and so on. Employer in an organization can not delivering messages or instructions if no medium itself. If the message to be conveyed is not up to the actual receiver it will bring problems in the organization and make communication ineffectiveneas. Such interference will take time to resolve because the employee is required to find or understand to whom the order is given and the instructions are actually directed and the same time the organization communication is actually not effective.

2. Physical barriers

Physical Barriers are barriers in the physical form. Lubomir explain that a physical barrier is defined as internal communications or equipment used. Phone calls, communication by fax, internet, telex and other electronic equipment are also said to be physical barriers (Lubomir, 2007). Walls, barriers, mirror, telephone boxes, and many more of a physical nature is a barrier in communication. Even are person also said to be a physical barrier. Although communication can occur, but the understanding of the communication that occurs possibility is different from what we want.Barriers such as glass wall is the most obvious example. \Employers can scold an employee with a glass wall behind the sign language but does the employee understand the whole conversation employers through the glass wall only.

Besides personal position that we want to send the message is also important. A person who speaks without looking physically employees face is a very poor communication. No disrespect in a conversation. Similarly, when an employer does not ignore the environment where they are. Geographical differences also factor into these communication barriers. For example, an employer who is London can not give orders to employees who were in Kuala Lumpur at 3 pm from London because in Kuala Lumpur during that time was eleven o'clock (Ganesh, 2009).

3. Semantic barriers

Semantic Barriers are word used in communication. Different sentences used is important in effective communication. When we are in different organizations and have different knowledge. The language we use must be on terms that are commonly used. Mouse in the language of technology is a tool to use in conjunction with the keyboard and the mouse in ordinary language is an animal. Target group here is very important in determining effective communication. Semantic Barriers should be adopted by the genre, including public communication (Askehave, 2003). In semantic barriers also an employer needs to know the current situation and the individuals within the organization. Deaf or hearing problems (Collier, 2012), older people have less memory (Sparks, 2007) and so should be considered in managing apply to a organization. When communication is performed because of hearing problems (Watson, 1984) then it is called Semantic barriers. Native language is also to be found in any one organization. For example 'AUK' in brunei language means 'yes' and a 'AUK' in Kadazan-Dusun means 'no'.

4. Psychosocial barriers

Psychosocial barriers are the biggest barriers in the organization. Lunenburg point Psychosocial barriers to the 14 elements of Sincerity, Empathy, Self-perception, Role perception, Efforts to distort the message, Images, Vehicle, Ability to Communicate, Listening Ability, Culture, Tradition, Conditioning, Noise and Feedback (Lunenburg, 2010) . While Golen describes it ot Attitude, Ideas, Reaction, Perception, Information Overload, Status, Timing and Speaking Loudly (Golen, 1984), Dabaj tells of the hidden barrier, resistance to new technology, Fear from technology, feeling, lack of direct feedback and no pressure to respond (Dabaj, 2011). Whatever communication expert opinion it still revolves around the individual and social community. In Psychosocial barriers, what to be explained is related to the individual's own either external or attitude. Great communication barriers in Psychosocial barrier is about honor, particularly title to a person by gender, status and type of titles we select (Russman, 2009). For example, for a married woman use the term 'Madam' is more accurate than 'miss'. Such barriers cause there is communication breakdown, the receiver may not be longer perform communication with senders.

In addition. Conditioning is also a barrier in communication. Uncomfortable conditions cause listeners less interested in communication and active listening forces also disrupted. There is also interference in communication terms provide responses and feedback as if the listener can not provide responses and feedback. When the listener can not provide responses and feedback, which means there are barriers to communication. A good communicator will see the reaction, perception and appropriate timing to deliver the message to the listener and to check that the listener does not get bored with the information overload and tones used are not using loudly speaking.

5. Culture Barriers.

Culture is a point in the social field according to Lunenburg. Less familiar culture of location is also a factor in the communication barrier. With the language we already know. Like Bongawan use language as language imitating peninsular Malaysia. When a person going to Tawau, the use of language 'We' do not mean 'we' but 'you', it's different from the areas around Kota Kinabalu. The term 'kau' in the culture of the peninsula it is the use of coarse language but the culture of the people of Sabah, it is commansense. Even when a person to ride around Kota Kinabalu you will hear the use of the term 'boss' also drivers already are 'boss' there call that's the culture of Sabah.

WAYS OF OVERCOMING THESE BARRIERS

According to the American Management Association (1955) there are several ways to overcome communication barriers. Namely (Bolarinwa, 2009);

· Clarify of ideas

· Examination of purpose.

· Understanding of human and physical environment

· Planning, consultation and discussions

· Request for support and approval

· Weigh and consider the content and also the overtones of the message

· Communicate helpful and palatable messages

· Actions must be congruent with communication

· Listen well to get the organization move forward.

Based on this, we can say that although there are communication barriers to create effective communication, there are several ways to overcome it barriers (Stoner, 1999).

1. Clarify your ideas before communicate. Before starting the conversation to make sure we have know idea. Keep it clear in advance. Make sure we have set goals and how to communicate ideas and to whom it is to be served.

Message of Communication (Dobra, 2008)

2. Examine the true purpose of each communication. Before you communicate, ask yourself what you really want to accomplish with your message - obtain information, initiate action, change another person's attitude? Identify your most important goal and then adapt your language, tone and total approach to serve that specific objective.

3. Understanding of the human and physical environment. That means we know beforehand that we want to talk to human and environment there. Good employer would get angry when subordinates call into the room so as not to embarrass there employees infront there partner. That social climate pervades the work Relationships Within the company or department and sets the tone of its communications; custom and past practice - the degree to Selatan your communication.

4. Planning, consultation and discussions, in planning communications. Such consultation often helps to lend additional insight and objectivity to your message. Moreover, those who have helped you plan your communication will give it their active support.

5. Weigh and consider the content and also the overtones of the message, while you communicate, of the overtones as well as the basic content of your message. Your tone of voice, your expression, and your apparent receptiveness to the responses of others - all have tremendous impact on those you wish to reach. Frequently overlooked, these subtleties of communication often affect a listener's reaction to a message even more than its basic content.

6. Request for support and approval, when it arises, to convey something of help or value to the receiver. Consideration of the other person's interests and needs.

7. Communicate helpful. While communications may be aimed primarily at meeting the demands of an immediate situation, they must be planned with the past in mind if they are to maintain consistency in the receiver's view; but, most important of all, they must be consistent with long-range interests and goals. For example, it is not easy to communicate frankly on such matters as poor performance or the shortcomings of a loyal subordinate - but postponing disagreeable communications makes them more difficult in the long run and is actually unfair to your subordinates and your company.

8. Actions must be concruent with communication. In the final analysis, the most persuasive kind of communication is not what you say but what you do. For a manager, this means that good supervisory practices - such as clear assignment of responsibility and authority, fair rewards for effort, and sound policy enforcement - serve to communicate more than all the gifts of oratory.

9. Listen well to get the organization move forward. Be a good listener. When we start talking we often cease to listen - in that larger sense of being attuned to the other person's unspoken reactions and attitudes. Listening demands that we concentrate not only on the explicit meanings another person is expressing, but on the implicit meanings, unspoken words, and undertones that may be far more significant.

CONCLUSION

For conclusions, Communication is the process of transmitting information and common understanding from one person to another. The elements of the communication process are the sender, encoding the message, transmitting the message through a medium, receiving the message, decoding the message, feedback, and noise. A number of barriers retard effective communication. Process barriers, physical barriers, semantic barriers, psychosocial barriers and culture barriers. To improve the effectiveness of communications, all manager, employer must be have good skill in communication. Communication with the people around us is something that we do everyday in our lives.

In many organizations, there are many different types of media used either in person or is not face to face. for example, e-mail is a communication tool that many people use today. Mobile phones are also used in communication. but a other communication methods. but not a way to convey important messages and urgent. To find out whether it is important or not, it depends on how communication is implemented. Whether it is effective or ineffective. How information is transmitted (sent, coding, receiving and decoding) that you are communicating with (what is their preference for communication style), what is the message and how its importance?.

In this situation, effective communicators know that listening is just as important as talking. Even if someone expresses their thoughts and feelings very well; if the other person isn't listening, the message won't get across. Listening to the other person not only means you're hearing what they're saying, but also trying to understand what they're trying to convey. Future managers and leaders must strive to become powerful communicators by acquiring good perception of their target audience and being precise in their expressions. They should have good command over the process of reshaping opinion of their audience and remain both friendly and congenial in their disposition. In Management communications play a crucial role in setting corporate objectives, formulating strategies and facilitating management through planning, organizing, staffing, leading and controlling. Effective communication structures are a core component to implementing effective communication patterns and evoking a strong culture to shape a more effective organization.

 

Askehave, I., & Zethsen, K.K. (2003). Communication Barriers in Public Discourse. Amsterdam: John Benjamins Publishing Company.

Bolarinwa, J.A., & Olorunfemi, D.Y. (2009), Organizational Communication For Organizational Climate and Quality Service in Academic Libraries. Library Philosophy and Practice.

Chandra,S., Theng, Y.L., O’Lwin, M., & Foo, S. (2011). Exploring Trust To reduce Communication Barriers in Virtual World Collaboration. 60th Annual International Communication Association (ICA) Conference, Boston, U.S., May 26-30.

Collier, B. (2012). Communication Access: Improving Accessibility For People With Communication Disabilities. CASPLO Today, Andrew John Publishing.

Could, J. R.(1969). Barriers To Effective Communication. Journal of Business Communication January 1969 vol. 6 no. 2 53-58.

Croft, R. S. (2004). Communication Theory. Eastern Oregon University, La Grande, Oregon.

Dabaj, F. (2011). Analysis of Communication Barriers To Distance Education A Review Study. Online Journal of Communication And Media Technologies, Volume 1, Issue 1.

Dobra, A.,& Popescu, A.V. (2008). Barriers in Verbal Communication. Scientific Bulletin of “Politehnica” University Of Tamisoara, Transactions On Modern Language, Vol 7, No.1-2.

Eisenberg, E. M. (2010). Organizational communication: Balancing creativity and constraint. New York, Saint Martin’s.

Ganesh, S. (2009). Organizational Communication and Organisational Communication: Binaries and The Fragments Of A Field. Communication Journal of New Zealand, 10(2), 6-17.

Golen, S.P., Catanach Jr, A.H., & Moeckel, C. (1997). The Frequency and Seriousness Of Communication Barriers in The Auditor-Client Relationship. Journal Business Communication Quarterly, Volume 60, Number 3.

Golen, S.P., Burns, A.C.,& Gentry, J. W. (1984). An Analysis of Communication Barriers in Five Methods of Teaching Business Subjects. Journal of Business Communication July 1984 vol. 21 no. 3 45-52.

Hogan, K., & Stubbs, R. (2003). Can't Get Through: 8 Barriers to Communication. Pelican Publishing, Louisiana.

Lakshmi, P. (2012). Caltural barriers through Communication – As Explained in Amy Tan’s The Joy Luck Club, Language in India, Col 12. Issue 1, p70-p76

Lubomir, S. (2007). Nature And Definitions Of Business. Language In India, Strength For Today And Bright Hope For Tomorrow, Volume 7.

Lunenburg, F.C. (2010). Communication: The Process, Barriers, And Improving Effectiveness. New York, Sam Houston State University.

Parsons, M., & Urbanski, S. (2012). Recognizing Dysfunctional Communication a Means Of Improving Organizational Practices. Online Journal of Communication And Media Technologies, Volume 2, Issue 4.

Pereira, P.C.A., & Fortes, P.A.D.C. (2010). Communication and Information Barriers to Health Assistance for Deaf Patients. American Annals of the Deaf Volume 155, Number 1.

Russmann, U., (2009). Gender-Specific Behavior on Information and Communication Platforms: Gender Barriers to Access and Gender Barriers to Usage. Paper presented at the annual meeting of the International Communication Association, Marriott, Chicago, IL Online. 2012-06-20 from http://www.allacademic.com/meta/p295557_index.html.

Schramm, W. (1954). How communication works. In W. Schramm (Ed.), The process and

effects of mass communication. Urbana, IL: University of Illinois Press.

Singhal, A. Wilbur Schramm: Portrait of a Development Communication Pioneer.

Sparks, L. (2007). Cancer care and the aging patient: Complexities of age-related communication barriers. The handbook of communication and cancer care, 227-244.

Steven, S. (1980). An Analysis of Communication Barriers in Public Accounting Firms. Journal of Business Communication, v17 n5 p39-49.

Stoner, J.A.F. (1999). Management Second Edition. Pearson Education

Watson, K.W., & Smeltzer, L.R. (1984). Barriers to Listening: Comparison between students and practitioners. Communication Research Reports , 1(1), 82-87.

 

Tulisan: Mazuin Mustapa

MEMBUAT KEPUTUSAN PERSEKITARAN

MENGENALPASTI KAEDAH YANG BERBEZA DALAM MEMBUAT KEPUTUSAN PERSEKITARAN

PENGENALAN

Membuat keputusan adalah salah satu keperluan yang perlu ada kepada seseorang pemimpin. Membuat keputusan perlu dirangka oleh seseorang pemimpin yang bertujuan untuk menyelesaikan sesuatu perkara, memastikan matlamat yang dirangka dapat dicapai dengan jayanya dan dapat mentafsir permasalahan yang mungkin wujud daripada keputusan yang dibuat. Seseorang pemimpin perlu melakukan pelbagai kaedah yang berbeza dalam membuat keputusan berdasarkan maklumat yang didapati oleh seseorang pemimpin. Seseorang pemimpin yang baik dapat mengenalpasti masalah, persekitarannya dan seterusnya membuat keputusan bagi mengawal keadaan, membuat keputusan agar permasalahan yang wujud dapat diminimakan dan diselesaikan dengan cara berhemah dan memastikan semua unsur-unsur yang wujud dapat dikawal (Er, 2012). Pemimpin perlu aktif berfikir dalam membuat keputusan berdasarkan maklumat yang relevan dengan situasi yang wujud. Sebagai pemimpin, membuat keputusan yang terbaik adalah satu komponen utama kepada sesebuah organisasi. (Zimmerman, 2012). Bagi seseorang pembuat keputusan masalah yang wujud antara pembuat keputusan dan aspek yang diputuskan adalah bersangkutan dengan Prestasi Organisasi, maklumat yang diperolehi, Noxity (Kemungkinan tidak menguntungkan) dan Eucity (Hasil menguntungkan), Masa, permintaan dan implikasi yang wujud selepas itu. (Clark-Murphy, 2010). Oleh itu, pengalaman, pemahaman dan maklumat yang diperlukan sebagai seorang pemimpin perlu diambilkira. Membuat keputusan memerlukan seseorang melakukannya secara cepat dan tepat dan bertindakbalas mengikut keadaan tertentu. Walau bagaimana pun, seorang pembuat keputusan perlu mengambilkira aspek tertentu seperti peraturan dan situasi yang dihadapi. Oleh itu, seseorang pembuat keputusan perlu mengambil masa yang banyak untuk menentukan persekitarannya dan ia juga perlu masa untuk berfikir dengan lebih mendalam terutamanya yang melibatkan situasi keadaan yang tidak pasti dan berisiko. Pemimpin yang membuat keputusan dengan maklumat yang disalahtafsir akan mengundang kepada pelanggaran peraturan, memutuskan harapan organisasi dan hasil yang tidak seperti yang dirancang dalam organisasi. Apabila ini berlaku, seorang pemimpin akan mengambil masa sekali lagi untuk membuat pembetulan dan merancang semula daripada mana ia telah melakukan kesilapan. Walaupun tindakan dan keputusan boleh diselaraskan semula tetapi ia tidak akan sama berbanding dengan keputusan asal (Zimmerman, 2012). Terdapat tiga keadaan dalam membuat keputusan iaitu (Taghavifard, 2009);

1. Certainly (Keadaan Kepastian)

2. Uncertainly (Keadaan Ketidakpastian)

3. Risk (Keadaan Risiko)

Dalam keadaan tertentu, membuat keputusan dalam keadaan kepastian adalah cara yang selalunya dibuat oleh seseorang pengurus, pemimpin dan pengurusan tertinggi. Menurut Taghavifard, membuat keputusan dalam keadaan kepastian seringkali tidak mengundang sebarang permasalahan kerana selalunya keputusan yang dibuat itu telahpun diketahui natijahnya dan telah diketahui hasil yang diharapkan kerana maklumat tentang keputusan yang hendak dibuat telah diketahui secukupnya. Manakala, membuat keputusan dalam keadaan ketidak pastian dan dalam keadaan risiko pula seringkali dibincangkan oleh penganalisis pembuat keputusan kerana seringkali kedua-dua keadaan ini memberikan implikasi dan masalah kepada pembuat keputusan (Taghavifard, 2009).

KAEDAH MEMBUAT KEPUTUSAN

Membuat Keputusan Berdasarkan Kepastian

Beberapa keputusan boleh dibuat dalam keadaan kepastian. Dalam aspek ini, selalunya keputusan yang diambil adalah keputusan bersama dalam mesyuarat. Ia adalah untuk mengurangkan permasalah yang kemungkinan timbul selepas mesyuarat selesai. Membuat keputusan secara kepastian ini membolehkan organisasi mempunyai pilihan yang jelas sama ada dalam aspek keinginan, minat dan keperluan. Apabila membuat keputusan dalam keadaan pasti, tidak ada istilah secara ad hoc setelah analisa telah dilakukan (Ule, 2009). Membuat keputusan dalam aspek ini memerlukan keputusan yang dilakukan dalam keadaan yang rasional. Keputusan yang diambil kerana rasional ini bermakna pemimpin atau pengurus mempunyai keupayaan berfikir dan bertindak berdasarkan sebab yang telah jelas. Pada tahap ini, analisis keputusan telah terlebih dahulu diperolehi untuk membolehkan seseorang pemimpin mengetahui dimanakah ia hendak bermula dan bagaimana ia hendak menjawab soalan sekiranya terdapat perubahan dalam keputusannya. Oleh itu, faedah atau kepentingan telah dijangkakan atau sememangnya ada jalan alternative sekiranya keputusan tersebut perlu diubah (Ule, 2009). Seseorang yang kurang atau tidak melibatkan emosi dalam membuat keputusan lebih rasional. Keputusan sebegini akan cuba meramal kesan jangka panjang dan jangka pendek. (Ohira, 2011).

Keputusan secara emosi yang stabil kadangkala adalah bersifat rawak, tidak dapat disesuaikan mengikut keadaan atau maladaptive. Pengaruh emosi dalam membuat keputusan adalah lemah (Ohira, 2011). Sebagai contohnya, seorang pekerja memohon cuti kerana ingin menghantar anaknya ke hospital. Pekerja tersebut pernah menyebabkan majikannya marah. Apabila majikannya tidak meluluskannya sedangkan ia tahu dan ia telah ada maklumat tentang keadaan anak pekerjanya serta kelayakkan cutinya. Kerana marah, ia tidak meluluskan. Mengikut emosi dalam membuat keputusan sebegini adalah lemah dalam pengurusan dan ia mengundang ketidakpuas hati pekerja. Kemungkinan kesan emosi yang berkaitan kebolehan dan kecekapan dalam membuat keputusan mungkin lebih sukar untuk diketahui, walaupun kita berhujah bahawa kebolehan dan kecekapan memainkan peranan yang penting dalam membuat keputusan adaptif. Seorang individu boleh menggunakan kemahiran membuat keputusan intuitif dalam keadaan tertentu apabila mempunyai pengetahuan yang cukup tentang keadaan itu dan disini emosi memainkan peranan penting dalam banyak keputusan, pengetahuan emosi boleh menggalakkan penggunaan kemahiran membuat keputusan intuitif (Avsec, 2012)

Sebagai contohnya ialah melibatkan pelaburan, kebanyakkan bank di Malaysia mempunyai system simpanan tetap (Fix deposit) yang mana faedah tahunannya telah ditetapkan. Malah, apabila seseorang ingin membuat pinjaman ia telah mengetahui faedah yang dikenakan. Keputusan yang dibuat adalah berdasarkan kepada keterangan lengkap oleh bank yang akan menggalakkkan pelaburan pada bank yang mempunyai faedah tertinggi untuk pelaburan tetapi sebaliknya inginkan faedah terendah bagi pinjaman (Leykin, 2011).

Selain itu, membuat keputusan berdasarkan kepastian juga ditakrifkan sebagai proses untuk memilih antara yang berbeza diantara mengejar matlamat yang dikehendaki.(Cenkseven-Onder, 2012). Membuat keputusan persekitaran memerlukan analisis dan penyelidikan yang kritikal. Adalah sesuatu yang amat berbahaya seseorang pemimpin itu membuat keputusan dengan cara membuat kajian dengan cepat dan sepintas lalu. Oleh itu, pemimpin yang baik ialah seorang yang menggunakan perancangan strategic untuk menentukan sebarang tindakan yang akan dibuat (Shoemaker, 2010). Sebagai contoh, seorang guru besar yang baru didaftarkan sebagai seorang guru besar di sebuah sekolah yang prestasi sekolah tersebut kurang memuaskan. Sebagai seorang pembuat keputusan untuk membawa hala tuju sekolahnya ia memerlukan dirinya membuat perancangan strategic dengan menetapkan matlamat yang ingin dicapai seperti memastikan misi, visi dan kaedahn pemngajaran dan pembelajaran sekolahnya akan mendapat pencapaian yang memberangsangkan. Oleh itu, perancangan strategik yang dibuat perlu memahami keseluruhan aspek yang terlibat. Kemungkinan juga guru besar boleh menggunakan SWOT Analisis dalam membuat keputusan iaitu memastikan ia mendapat maklumat tentang Kekuatan (Strengths), Kelemahan (Weaknesses), Peluang (Opportunities), dan Ancaman (Threats). Setelah membuat analisis SWOT, barulah ia akan memahami matlamat dan cara mencapai pencapaian yang baik dalam organisasinya. Pencapaian yang baik adalah berdasarkan matlamat yang jitu dan padu dan berdasarkan maklumat yang telah sedia ada diketahui. Perancangan jangka pendek dan jangka panjang juga boleh dibuat apabila semua aspek telah dilaksanakan melalui perancangan strategik (Tversky,1992).

Membuat Keputusan Berdasarkan Ketidakpastian

Membuat keputusan berdasarkan ketidakpastian ialah membuat keputusan berdasarkan maklumat yang tidak ada. Ketidakpastian terhadap masa hadapan yang akan berlaku. Contohnya seorang pengurus pasukan bola sepak, dalam keadaan ketidakpastian tentang seorang pemain juga memerlukan ia membuat keputusan dalam keadaan ketidakpastian. Walaupun pengurus bola sepak mengetahui kemahiran, kelincahan dan kemampuan seseorang pemain tetapi terdapat beberapa perkara lagi ia perlu analisa seperti keadaan padang, semangat berpasukkan, kecederaan, kewangan dan sebagainya. Walaupun seseorang pemain diambil tetapi dalam perlawanan, pemain tersebut mengalami kecederaan. Maka inilah satu aspek ketidakpastian masa hadapan yang tidak boleh diramalkan. Tidak ada sesiapa boleh meramal tentang takdir dan masa hadapan (Heath, 1991). Tetapi dalam situasi sebegini, seseorang pemimpin tersebut perlu mempunyai kemampuan untuk membuat keputusan dengan mengambil kira semua kriteria yang telah difiirkan sesuai oleh dirinya dan organisasinya. Setelah mengambilkira semua kriteria yang telah dibuat, barulah ia membuat pelbagai alternative untuk digunakan dalam membuat keputusan. Sebagai pemimpin yang baik, ia akan mengelaskan kesemua maklumat yang didapatinya walaupun tidak ada tetapi sudah cukup untuk mempertaruhkan nasib daripada langsung tidak mengambil sebarang inisiatif dalam memastikan matlamat dicapai. Tidak mengambil sebarang langkah menjadikan seseorang pemimpin itu sudah kalah sebelum berjuang. Oleh itu, sebagai langkah keselamatan bagi seseorang pemimpin, ia akan menjadikan medan mesyuarat sebagai langkah bersama menentukan keputusan. Dan sekiranya keputusan yang dibuat itu akan mengundang masalah, maka ia selamat kerana apa yang berlaku itu adalah keputusan mesyuarat (Roszkowska, 2009).

Apabila membuat keputusan, apa yang perlu dalam keadaan ketidakpastian ialah mengambil satu langkah berjaga-jaga dan membuat analisa yang menyeluruh serta memberikan pelbagai situasi serta pandangan masa hadapan. Sebagai contoh, seorang pengilang kasut. Apabila beliau berada di sesebuah tempat yang mana penduduknya langsung tidak memakai kasut. Kaedah membuat keputusan adalah berdasarkan pandangan dan pengalamannya. Ada tiga keputusan yang mungkin dibuat iaitu; pertamanya ia akan membuka kilang kasut di tempat tersebut dengan harapan penduduk akan membeli kasut dan memakainya. Kedua, ia akan membuka kilang kasut tetapi tanpa mengharapkan penduduk membeli kasut ditempat tersebut tetapi memasarkannya di luar dan yang ketiga ialah ia akan mengabaikan penduduk tersebut kerana beranggapan penduduk tidak akan membeli dan memakai kasutnya. Ketidakpastian ini, memerlukan seseorang itu membuat beberapa analisa persekitaran sama ada penduduk mampu atau tidak, pengalamannya, faktor fizikal dan sebagainya. Pemimpin yang baik akan cuba mengurangkan risiko yang akan ditanggung kelak supaya kerugian tidak berpanjangan. Kemungkinan-kemungkinan apa yang berlaku pada masa hadapan cuba digunapakai dahulu agar ramalan-ramalan masa hadapan boleh dibuat (Tversky, 1992). Oleh itu, pengeluar kasut tersebut boleh sahaja membuka kilang kasutnya dengan harapan dua aspek iaitu pemasaran akan dilakukan ditempat lain tetapi dalam masa yang sama ia juga mengharapkan pekerja yang diambil daripada penduduk tempatan akan menggunakan kasut ketika bekerja dan ini juga mengurangkan kos operasi.

Mengkaji konsistensi dan sering memberi tumpuan kepada satu pandangan juga adalah satu ketidakpastian dalam membuat keputusan. Kekecewaan lampau juga memainkan peranan dalam membuat keputusan sebegini (Bean, 2010). Contohnya, Seorang yang pernah mempunyai pengalaman mengambil pekerja daripada sebuah universiti dan ia menghadapi masalah terhadap pekerja tersebut kerana kemahirannya tidak mencapai tahap seorang siswazah. Membuat keputusan untuk tidak mengambil pekerja daripada universiti yang sama adalah membuat keputusan mengikut ketidakpastian. Seorang pemimpin sering kali menggunakan pengalaman lampau untuk membuat keputusan dan sama ada keputusan itu boleh diterima atau tidak ia bergantung kepada keputusan pemimpin itu sendiri dan secara tidak langsung keberhasilan atau matlamat juga bergantung kepada diri pemimpin organisasi itu sendiri.

Membuat keputusan berasaskan ketidakpastian juga adalah seperti berjudi, ia memerlukan seseorang yang membuat keputusan menerima risiko dan kebarangkalian yang tidak menentu. Ia bagaikan meletakkan sebiji bola merah dan sebiji bola kuning dalam sebuah kotak dan kita akan cuba mengeluarkan bola merah. Keadaan sebegini adalah sukar bagi seseorang yang membuat keputusan, perjudiannya tinggi dan tidak dapat dijangka. Membuat keputusan berasaskan kebarangkalian juga dikategorikan sebagai membuat keputusan secara ketidakpastian (Good, 2012)

Membuat Keputusan Berdasarkan Risiko

Membuat keputusan berdasarkan Keadaan berisiko adalah keadaan dimana keputusan tersebut dibuat tetapi maklumat terhadap situasi semasa dan persekitaraaan tersebut tidak lengkap. Dalam situasi sebegini kemungkinan pembuat keputusan berada sama ada dalam keadaan ketidakpastian ataupun keadaan risiko (Nygren, 1998). Risiko yang ingin ditangani tersebut adalah bersifat objektif dan terpulang kepada pembuat keputusan itu sendiri aspek yang ingin ditekankan (Wu, 2004). Dalam keadaan sebegini, pemimpin itu perlu memikirkan sama ada ia boleh menerima risiko atau tidak dengan melihat keseluruhan persekitaran yang ada (Mellers,1997). Menurut David, terdapat tiga situasi dalam mengambil aspek keadaan berisiko dalam membuat keputusan iaitu (David, 2003);

1. Suka dengan Risiko

2. Neutral dengan Risiko

3. Mengambil risiko

Keadaan dimana seseorang itu suka dengan risiko ialah seseorang yang sememangnya akan cuba mendapatkan keadaan yang berisiko dalam membuat keputusan. Dalam situasi sebegini, ia meletakkan dirinya dalam keadaan berbahaya tetapi sebagai pembuat keputusan ia akan mengelakkan ia dipersalahkan. Sebagai contoh, seorang jurulatih lumba lari. Ia mendapati seorang atletnya mengikuti acara lari 100 X 4 berganti-ganti cedera. Sebagai jurulatih biasa, ia boleh sahaja mengambil atlet daripada bahagian pecut untuk menggantikannya tetapi ia mengambil risiko dengan menggantikan pelari tersebut daripada pelari jarak jauh. Risiko yang diambilnya ini adalah tinggi kerana pelari jarak jauh kemungkinan tidak akan dapat melakukan pecutan. Tetapi apabila memikirkannya semula, kemungkinan pelaru pecut berikutnya akan mempunyai acara atau mempunyai acara yang penuh, mengambil risiko sebegini boleh berlaku dan dibenarkan malah ia tidak akan dipersalahkan sekiranya pasukan tersebut kalah kerana ia telah menyalahkan kesihatan pelarinya adalah lebih utama berbanding situasi yang ada. (Nygren, 1998). Suka kepada risiko adalah sifat yang lebih kepada seorang lelaki. David menyatakan bahawa, lelaki lebih suka kepada risiko berbanding perempuan. Perempuan lebih keadaan keadaan yang neutral. Oleh kerana itu, lelaki akan cuba melakukan apa sahaja yang lebih berisiko kerana ia beranggapan ia akan mengundang kepuashatian (David, 2003)

Keadaan dimana seseorang itu Neutral dengan risiko pula ialah apabila ia menerima apa sahaja yang berlaku dan menyatakan bahawa ia adalah takdir bagi dirinya (Heath, 1991). Perempuan seringkali dikatakan memilih cara ini kerana ia akan menerimanya dengan lebih terbuka. Tetapi dalam situasi tertentu perempuan ini juga akan menghadapi sebarang situasi sepenuh hati dan akan melakukannya sehingga berjaya (David, 2003). Sebagai contoh, seorang pengurus wanita telah dilantik menjadi ketua jabatan di bahagian pemasaran akhbar. Ia tahu bahawa ia tidak mempunyai cukup maklumat tentang pasaran akhbar pada masa hadapan kerana perkembangan teknologi maklumat yang berkembang. Dalam situasi membuat keputusan dalam memasarkan produknya dengan keadaan maklumat yang tidak lengkap. Ia mengundang keadaan berisiko. Tetapi sebagai seorang yang neutral terhadap risiko dan menerima risiko tersebut sebagai cabaran bagi dirinya dan akan cuba menyelesaikan cabaran yang wujud, ia mungkin akan mengambil langkah mengikuti peredaran zaman tersebut iaitu melakukan penjualan dalam talian itu sendiri. Apa yang penting adalah keuntungan. Oleh itu, antara tindakan yang boleh dilakukan ialah melakukan pemasaran atas talian, akhbar dalam internet. Iaitu akhbar yang dicapai melalui internet, percuma pada bahagian awal tetapi pembacaan seterusnya pula adalah berbayar. Oleh itu, adakah sesuatu yang tidak pasti sama ada ia akan mengundang keuntungan kepada organisasi atau tidak bergantung kepada pengguna dan pengiklanan. Situasi sebeginilah yang dimaksudkan sebagai situasi dimana seseorang itu bersifat neutral dalam risiko tetapi mencapainya untuk memastikan matlamat yang cuba diletakkan sebagai tanggungjawabnya dapat dilaksanakan sama ada dengan cara baik amhupun dengan cara kurang menguntungkan tetapi itu sahaja jalan yang ada dalam keadaan berisiko(Cenkseven-Onder, 2012).

Keadaan dimana seseorang itu mengambil risiko pula ialah keadaan dimana maklumat yang tidak lengkap dalam membuat keputusan (David, 2003). Sebagai contohnya, Malaysia Airlines. Walaupun mengetahui kerugian semasa ialah RM1.2 Billion tetapi menambah pelaburan bagi memastikan keselesaan penumpang serta mempertingkatkan kualiti kendalian ia akan mengundang penambahan kos, tetapi dalam situasi beginilah seseorang ketua organisasi tersebut melakukan keputusan dalam keadaan berisiko dan memang berisiko. Kebarangkalian untuk mengalami kerugian akan tetapi berlaku tetapi dengan pengharapan terdapat perubahan dalam tingkahlaku dan persepsi diharapkan keuntungan akan dapat dicapai pada jangka masa yang panjang (Clark-Murphy, 2010). Teori Persepsi olah Kahneman adalah teori berisiko dalam membuat keputusan kerana hanya berdasarkan persepsi tanpa maklumat yang lengkap ia akan mengundang pelbagai kemungkinan yang tidak dapat dijelaskan. Adakalanya ia akan merugikan, benar-benar merugikan, menguntungkan atau akan menyebabkan syarikat penerbangan Malaysia Airlines benar-benar akan menjadi muflis. Tetapi dalam teori persepsi juga, pengurusan tertinggi boleh melakukan perubahan kerana ia memandangkan bahawa kerajaan akan sentiasa menyokong dan memastikan operasinya berjalan terus walaupun ia mengalami kerugian (Kahneman, 1979).

Dalam membuat keputusan berisiko, seseorang pemimpin perlu mempunyai kekuatan dalam dirinya agar apa juga keputusan yang dihadapinya ia tidak akan terkejut dan menerima keadaan tersebut dengan tenang. Sebagai contoh, melakukan pelaburan dalam pasaran hadapan. Situasi yang tidak jelas boleh sahaja menjelaskan bahawa ia akan mengalami kerugian tetapi oleh kerana ia adalah pelaburan jangka masa panjang atau pelaburan hadapan, harapan tetap ada dan ia hanya mengharapkan akan berlaku perubahan alam pasaran tersebut. Apabila pasaran tersebut tidak berjaya ia boleh lagi menerimanya dengan dada yang terbuka dan tidak menyesali tindakannya. Pemimpin jenis sebegini adalah pembuat keputusan tanpa penyesalan terhadap keputusan yang dilakukannya(Kahneman, 1979).

KESIMPULAN

Sebagai kesimpulannya, Membuat keputusan adalah salah satu keperluan yang perlu ada kepada seseorang pemimpin. Membuat keputusan perlu dirangka oleh seseorang pemimpin yang bertujuan untuk menyelesaikan sesuatu perkara, memastikan matlamat yang dirangka dapat dicapai dengan jayanya dan dapat mentafsir permasalahan yang mungkin wujud daripada keputusan yang dibuat. Dalam penerangan yang dijelaskan di atas terdapat tiga aspek yang diambilkira dalam mambuat keputusan iaitu;

1. Membuat keputusan dalam keadaan kepastian

2. Membuat keputusan dalam keadaan ketidakpastian dan

3. Membuat keputusan dalam keadaan berisiko.

Ketiga-tiga cara membuat keputusan persekitaran yang diterangkan tadi menjelaskan bahawa, Proses Membuat Keputusan merupakan proses yang paling penting untuk kesempurnaan dalam bidang pengurusan untuk semua organisasi. Proses membuat keputusan bukan hanya wujud dalam bidang pengurusan tetapi juga dihadapi oleh setiap individu, baik keputusan tentang diri sendiri, keluarga, di rumah dan di tempat kerja. Kadang-kala kehidupan kita boleh dirasakan terdiri daripada beribu-ribu keputusan, baik kecil mahupun yang besar. Keputusan merujuk kepada pilihan yang dibuat melalui pelbagai alternatif yang sedia ada dan kadangkala ia melibatkan emosi juga. Pembuat keputusan juga berminat untuk mengetahui akibat daripada tindakan, ekoran daripada pilihan yang dibuatnya. Melalui perbincangan yang diterangkan, dapatlah disimpulkan bahawa beberapa aspek boleh diambilkira iaitu;

1. Mengenalpasti Keperluan dalam membuat keputusan

2. Mengenalpasti Situasi permasalahan yang mungkin wujud

3. Rasional dalam membuat keputusan

4. Penetapan matlamat yang jelas

5. Pembentukan alternatif

6. Pemilihan dan pelaksanaan alternatif

7. Membuat penilaian dan maklum balas

Apabila maklumat tersebut telah lengkap, seseorang pembuat keputusan itu perlulah mengambilkira beberapa perkara dalam membuat keputusan seperti emosi, berfikiran rasional, menggunakan maklumat sepenuhnya, memastikan sebarang keputusan yang diambil adalah kurang risiko, perlu menggunakan kemahiran yang dimiliki dalam membuat keputusan dan apabila semua telah ada, perancangan strategic perlu dibuat dahulu dengan mengambilkira semua aspek. Manakala apabila maklumat yang ada itu tidak ada maka ketidakpastian dalam membuat keputusan perlu ditekankan iaitu seseorang itu perlu melihat semula bahawa manusia tidak boleh meramal masa hadapan. Oleh itu sebagai langkah keselamatan seseorang pembuat keputusan, keputusan mesyuarat perlu digunapakai dalam membuat keputusan agar kesalahan dirinya boleh dikurangkan, Menggunakan semua pandangan dan pengalaman dalam membuat keputusan, Menganalisa persekitaran yang ada, boleh meramal masa hadapan, sentiasa istiqamah atau konsisten dan menerima sebarang kebarangkalian yang berlaku. Manakala dalam keadaan berisiko pula, maklumat yang ada tidak lengkap, seorang pembuat keputusan perlu memikirkan tindakannya sama ada ia adalah suka kepada risiko, neutral terhadap risiko atau boleh menerima risiko. Pada tahap sebegini seseorang pembuat keputusan itu perlu mempunyai kekuatan dalam dirinya dan apabila ia membuat keputusan dan mendapati keputusan itu kurang tepat ia harus tidak menyesal dan menerima keputusan tersebut dengan hati terbuka kerana itulah situasi yang sering dialami oleh seorang pembuat keputusan.

Dalam membuat keputusan, perkara yang penting sekali ialah melihat situasi dan risiko yang wujud selepas itu. Pemimpin yang baik akan mengurangkan risiko dan cuba mendapatkan keuntungan atau faedah yang lebih dalam membuat keputusan. Mengambil keputusan kadang-kadang mudah tetapi mungkin ia agak sukarsekali. Kemudahan atau kesulitan mengambil keputusan tergantung pada banyaknya alternatif yang tersedia. Semakin banyak alternatif yang tersedia, kita akan semakin sukar dalam mengambil keputusan. Keputusan yang diambil akan mengundang pelbagai kemungkinan. Ada keputusan yang tidak diperlukan dan ada keputusan yang memang diperlukan dan berjaya. Apapun yang diputuskan ia akan menentukan kelangsungan sesebuah organisasi. Sebagai pembuat keputusan, pemimpin organisasi perlu memastikan agar sebarang tindakan yang digunakan itu memberi kesan kepada organisasi dan menjadikan perkara negatif kepada positif.

Avsec, A.(2012).Do Emotionally Intelligent Individuals Use More Adaptive Decision-Making Styles?.Studia Psychologica, 54(3) 209-220.

Bean, S., Henry, B., Kinsey, J. M., McMurray, K., Parry, C., & Tassopoulos, T. (2010). In the Field Enhancing Research Ethics Decision-Making: An REB Decision Bank. IRB: Ethics & Human Research.

Cenkseven-Onder, F. (2012). The Influence of Decision-Making Styles on Early Adolescents' Life Satisfaction. Social Behavior and Personality: an international journal, 40(9), 1523-1536.

Clark-Murphy, D. (2010). Do Interactive Theories Really Explain Public Sector Managerial Decision-Making?. Asian Social Science, 6(3), P17.

David, P., & Siregar, B.(2003). Pengaruh Kecenderungan Manajer Dalam Pembuatan Keputusan Terhadap Payoff Magnitude. Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi, Yogyakarta.

Er, F., & Lezki, S. (2012). The Usage of Influence Diagram for Decision Making in Textiles. Asian Social Science, 8(11), 163-169. (OUM Digital Library).

Ewa, R.(2010).Multi-Criteria Decision Making Models By Applying The Topsis Method To Crisp And Interval Data. International Workshop on Multiple Criteria Decision Making, Conference Proceeding2010/2011, p200-230.

Good, D., & Yeganeh, B. (2012). Cognitive Agility. Challenges and Practical Suggestions, 44(2), 13-17.

Harris, A. W. (2012). Insurgency Decision-making under Conditions of Risk. International Journal of Psychological Studies, 4(3), p43-47.

Heath, C., & Tversky, A. (1991). Preference and belief: Ambiguity and competence in choice under uncertainty. Journal of risk and uncertainty, 4(1), 5-28.

Kahneman, D., & Tversky, A. (1979). Prospect theory: An analysis of decision under risk. Econometrica: Journal of the Econometric Society, 263-291.

Leykin, Y., Roberts, C. S., & DeRubeis, R. J. (2011). Decision-making and depressive symptomatology. Cognitive therapy and research, 35(4), 333-341.

Mellers, B. A., Schwartz, A., Ho, K., & Ritov, I. (1997). Decision affect theory: Emotional reactions to the outcomes of risky options. Psychological Science, 423-429.

Mellers,B.A., Schwartz, A., & Cooke, A.D. (1998).Judgment and decision making. Annu Rev Psychol, 49, P447–477.

Nygren, T. E. (1998). Reacting to Perceived High-and Low-Risk Win–Lose Opportunities in a Risky Decision-Making Task: Is It Framing or Affect or Both?. Motivation and Emotion, 22(1), 73-98.

Ohira, H. (2011). Beneficial Roles of Emotion in Decision Making: Functional Association of Brain and Body. Psihologijske teme, 20(3), 381-392. (OUM Digital Library).

Roszkowska, E. (2009). Application TOPSIS methods for ordering offers in buyer-seller transaction. OPTIMUM, 117.

Shoemaker, L. K., Kazley, A. S., & White, A. (2010). Making the case for evidence-based design in healthcare: a descriptive case study of organizational decision making. Health Environ Res Des, 4(2), 7-16.

Taghavifard, M. T., Damghani, K. K., & Moghaddam, R. T. (2009). Decision Making Under Uncertain and Risky Situations.

Tversky, A., & Kahneman, D. (1981). The framing of decisions and the psychology of choice. Science, 211(4481), 453-458.

Tversky, A., & Kahneman, D. (1992). Advances in prospect theory: Cumulative representation of uncertainty. Journal of Risk and uncertainty, 5(4), 297-323.

Ule, A. (2009). Collective Decision Making as the Actualization of Decision Potential. Interdisciplinary Description of Complex Systems, 7(2), 90-105.

Wu, G., Zhang, J., & Gonzalez, R. (2004). Decision under risk. Blackwell handbook of judgment and decision making, 399-423.

Zimmerman, T. (2012). Wildland Fire Management Decision Making. Journal of Agricultural Science & Technology, 2 (2b), p169-178. (OUM Digital Library).

Ditulis oleh: Mazuin Mustapa

Berblog semula

 

Telah lama tidak berblog sejak sekian lama domain terhapus secara sendiri. Kesibukan dengan membina laman web, tugasan seharian dan tugasan yang mendepani kehidupan ini menyebabkan peluang untuk berblog sudah tidak digunakan sebaiknya.

Berblog semula adalah untuk meluahkan apa yang terpendam dalam diri ini agar boleh diluahkan dan dikongsikan secara bersama. Memberi pandangan secara sendiri dan mendapat pandangan daripada rakan, persekitaran dan masyarakat.

Moga langkah ini akan terus berpanjangan dan mempunyai daya kekuatan untuk terus berblog walaupun ini adalah langkah pertama.

Ahlan Wahsahlan….